仕事の生産性を高めるにはスケジュール管理が大切です。

そこで今回は適切なスケジューリング方法、スケジュール管理のコツをご紹介！

また、スケジュール管理が格段にうまくなるたった1つのポイントもお伝えします。

「思った通りに仕事を進められない」「スケジュール管理が苦手！」という方はぜひチェックしてみてくださいね！

 

スケジュール管理ができない…その原因は？

自分の予定がきっちりと管理されていて、迷うことなくサクサクと業務を進められれば、効率的ですし、気持ちよく仕事ができそうですよね。

では、スケジュール管理ができていない人は、どんなところにその原因があるのでしょうか。

ここでは3つの原因をあげてみます。

予定やタスクがまとまっていない

会議などの予定、対応するべきタスクに加え、急な依頼などコンスタントに業務は発生します。

こうした予定・タスクをいろいろな所に書き留めてしまっていませんか？

予定やタスクがまとまっていないと、スケジューリングをする際にやるべきことが漏れてしまったり、期日を誤ってしまったりすることがあるかもしれません。

まずは管理する場所をひと所に決め、予定やタスクを集約しましょう。

必要時間の見積もりが甘い

予定や業務にかかるであろう時間の見積もりが甘いと、スケジュールはどんどん遅延していきます。

結果的に予定に遅れる、約束していた期日を守れないなど、相手にとっても自分にとってもマイナスなことばかり発生してしまいます。

まずは、業務にかかる時間を正確に把握するためにも、日々こなしている業務にかかる時間を計測してみましょう。

予定を詰め込みすぎ

向上心が強く、頑張って仕事をしている人ほど、予定を詰め込んでしまいがち。

しかし予定の前後に余裕がないと、何かの予定が延長してしまった際にそのあとのすべての予定が大きくずれ込んでしまいます。

「効率的に仕事を早く終わらせたい」という気持ちはもちろん大事ですが、現実的なスケジュールを考えて、任された業務を確実にこなすことも大切です。

適切なスケジューリング方法３ステップ

計画的にものごとを進めるためには、前提として適切にスケジューリング（スケジュール設定）をすることが大切です。

ここでは、適切にスケジューリングする方法を3ステップでご紹介します。

Step１｜タスクを洗い出し、おおよその作業時間を見積もる

その日にこなすべき業務やタスクを洗い出します。

もう少し大きな目で見れば、1週間・1ヶ月単位でも考えてみてもいいかもしれません。

洗い出しができたら、それぞれをこなすためにどのくらいの時間がかかりそうかを見積もりましょう。

もし新しい業務に挑戦する時などは、人に聞いて必要時間を見立てたり、余裕のある時間配分を心がけたりすることが大切です。

Step２｜優先順位を判断する

洗い出した業務やタスクの優先度を考えます。

「重要度と緊急度」や「実施難易度と成果インパクト」など、うまくフレームワークを用いると優先度を考える基準が明確になります。

Step３｜スケジュールに落とし込む

優先順位を明確にできたら、時系列でスケジュール化していきます。

その日のタスクであれば時間単位で、長期戦のプロジェクトなどは、月や週単位で考えてみると良いでしょう。

仕事がデキる人のスケジュール管理のコツ

スケジュールを立てただけで満足してしまいそうですが、スケジュールは計画的にものごとを遂行するために立てるものです。

どんなに完璧そうなスケジュールでも、そのスケジュールを管理できていないと「時間にルーズな人」「計画性がない人」と思われてしまいかねません。

新しい仕事やスキルアップ、キャリアアップのチャンスを逃してしまう可能性もあります。

しっかりとスケジュール管理をするために、ぜひ心がけてほしい「コツ」があります。

予定やタスクはひと所で管理する

パソコン、スマートフォン、手帳、ふせん、メモ帳…

選べるツールはたくさんありますが、まずはひと所にまとめる工夫をしてみましょう。

余裕を持ってすきま時間をつくる

スケジューリングをする際には、予定と予定の間にすきま時間をつくるなど、できる限り余裕を持って設計してみましょう。

想定以上に時間がかかってしまったり、後ろ倒しになってしまったりしても、リカバリーできるような余裕をつくりましょう。

前倒しで作業を進める意識をもつ

業務に取りかかる時には、前倒しで作業を進める意識を持ちましょう。

想定した時間よりも早く進めることができれば、他の業務も余裕を持って取り組むことができます。

また、効率的に進めることができれば、自信や満足度、組織からの信頼を得ることにもつながります。

スケジュール管理が格段にうまくなるたった1つの心がけ

気づいたら煩雑になってしまいがちなスケジュール管理ですが、うまく進めるコツがあります。

それは「素早く判断すること」。

「今取りかかっているタスクに少し時間がかかりそうだから、後ろ予定を調整しておこう」

「この仕事は重要度も緊急度も高いから、すぐに取りかかってしまおう」

「これはインパクトの割には難易度が高そうだから、いったん保留しよう」

このように、自分の目の前にある業務やタスクを優先度をつけて振り分け、その場ですぐに判断することを心がけると、おのずとスケジュール管理にも余裕が生まれます。

また素早く判断をすることで、迷う時間も減り、業務やタスクそのものにかける時間も増やすことができます。

編集部より

いかがでしたでしょうか。

この先、自分らしくイキイキと仕事をしていくためにも、スケジューリングのコツをおさえ、最高のパフォーマンスが出せるように挑戦してみましょう！