どうしてあの人はいつも仕事に余裕があるのだろう？

私は余裕が持てずに、いつも焦ってしまう...。

このような違いが生まれる理由は、仕事を前倒しで終わらせているかいないかです。

もちろん、誰しも得意・不得意はありますが、大切なのは仕事を効率よく進めるための行動を取ること。

その行動のひとつが「仕事を前倒しで終わらせる」ことです。

では、どのようにすれば効率よく仕事を前倒しで終わらせることができるのでしょうか？

この記事では、仕事を前倒しで終わらせるポイントをご紹介します。

「仕事に追われてばかりはもう嫌だ！」「効率的に仕事に取り組みたい！」と悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

仕事がなかなか進まない...その理由って？

仕事をしていると「なんだか今日は仕事が進まないなぁ」という時もありますよね。

やるべき業務はたくさんあるのに、なかなか集中できない。

気づいたらあっという間に時間が過ぎていた！なんてことは、誰しも経験したことがあるのではないでしょうか。

やらなければいけないと頭では分かっているのに、行動や気持ちが追いつかず仕事が進まない。

このような状況になってしまうのは、一体何が理由なのでしょうか？

そもそもやる気が出ていない

仕事が進まない理由のひとつとして、そもそもやる気が出ていないことが考えられます。

仕事に対するモチベーションが上がらずに、ついついスマホを見たり、上の空になってしまったりなどしていませんか？

たとえば、連日忙しくて疲れが溜まっている、寝不足で集中できないなどの体調面の理由からやる気が出ないこともあります。

また、仕事やプライベートで嫌なことがあった、不安や悩みがあるなどの精神面も理由のひとつとなります。

体調面や精神面の影響から、モチベーションは上下します。

「面倒くさい」「やりたくない」と思うほど、やる気はどんどん出なくなるのです。

タスクが多く整理できていない

仕事が進まないのは、タスクが多く整理できていないことも理由のひとつです。

「やらなくちゃ！」と思っていても、やることが多すぎて仕事が進まないケースもあります。

通常業務に加えてイレギュラーな仕事が入った場合、タスク管理ができていないと要領よく仕事をこなせません。

何から手をつければいいのか、どの仕事から進めるのが効率的なのか分からず、あたふたして中途半端になるだけ。

気持ちに余裕がなくなり、どんどん仕事が嫌になるでしょう。

その結果「仕事に追われる」状況になり、仕事がなかなか進まなくなるのです。

効率よく仕事を進める方法を知らないことが、やる気が出ない大きな要因になります。

仕事を前倒しで終わらせたい！大切な3つのポイント

仕事が終わるのはいつも期限ギリギリ。

余裕がないから仕事がつらい。でも、仕事を前倒しで終わらせる方法が分からない...。

そんなあなたのために、ここからは「仕事を前倒しで終わらせる3つのポイント」をご紹介します。

毎日やるべきことがある仕事。

時にはイレギュラーな仕事が入って、忙しさがさらに加速することもあるでしょう。

そのような状況でも余裕を持って仕事に取り組むために、以下でご紹介する3つのポイントを実践してみてくださいね。

1｜タスクを細分化してすべてを把握する

人間の脳は、記憶できる容量が限られています。

やるべきことすべてを頭の中で把握することは難しいでしょう。

特に忙しい時や余裕がない時は、忘れてしまう確率は高くなります。

そこでポイントになるのが「タスクの細分化」です。

毎日、1週間、1ヶ月など決まった周期でやるべき仕事は、タスクを細分化してリストにしてみましょう。

リストを見れば、どの仕事をどのタイミングでおこなえばいいか一目瞭然です。

うっかり忘れていたなんてミスも防げるし、状況が把握できるので仕事を前倒しで終わらせることができます。

イレギュラーな仕事を頼まれても、いつならできる、どのくらいの期間があればできるなど、明確に答えを出すことも可能です。

タスク管理の方法は、ノートや手帳に書く、Excelで作成する、アプリを使うなど、あなたが管理しやすいツールを選んでくださいね。

担当業務に変更があった場合は、タスク更新を忘れずにおこなうことも大切なポイントです。

2｜余裕がある時にあと1歩仕事を進めてみる

タスク管理ができるようになると、効率よく仕事を進められるようになり、時間に余裕が生まれます。

余裕があるからといってのんびりできると思わず、空いた時間で今できる仕事はないかを考えましょう。

期限が近いもの、時間がかかりそうな仕事は、余裕がある時に進めることがポイント。

前倒しでどんどん仕事を進めていくことにより、落ちついて仕事に取り組めます。

また、仕事が全部終わるほどの時間がないとしても、少しでも進めておけば次に取りかかる際にスムーズですよね。

定時までの10分間や、ミーティングまでの5分間など、わずかなすき間時間を活用することもおすすめです。

時間の余裕は勝手に生まれるものではなく、自分の工夫次第でつくるもの。

時間に余裕が生まれれば、気持ちの余裕も出てきます。

「1歩仕事を進めてみる」を積み重ねていけば、いつも仕事を前倒しで終わらせられますよ。

3｜とりあえず取りかかってみる

やる気が起きず、時間だけがどんどん過ぎてしまうのは勿体ないですよね。

とりあえず、仕事に取りかかることを意識しましょう。

 

・とりあえずパソコンの前に座る

・とりあえずシステムを起動させる

・とりあえず書類や資料を用意する

 

このように何でもよいので、とりあえず始めることがポイントです。

人間は何らかの作業を始めると脳からドーパミンが分泌され、気づいたらやる気が起きている状態をつくることができます。

これは「作業興奮」と呼ばれるもので、仕事だけではなくさまざまなシーンで利用することができます。

モチベーションが上がらず、グダグダしてしまうこともあるでしょう。

そんな時は、ほんのすこしだけ作業をしてみてください。

とりあえず取りかかってみるだけで、その後の状況は大きく変わります。

作業興奮をとことん利用して、効率よく仕事をしましょう。

仕事を前倒しで終わらせるとこんなメリットが...！

仕事を前倒しで終わらせることで、仕事の効率は格段にアップします。

無駄な作業が減り、必要な作業だけに力を注ぐことができます。

その結果、成果を出したり、周囲の人から信頼されたりと、多くのメリットを得ることができるでしょう。

最後に、仕事を前倒しで終わらせることで得られるメリットをまとめました。

仕事の効率や質、量が向上する

仕事を前倒しで終わらせると期限に追われることがなくなるため、気持ちに余裕が持てるようになります。

焦って仕事をするよりも本来の力を発揮しやすくなるため、成果が出やすくなるでしょう。

時間の余裕もできるので、間違いがないか入念にチェックをすることもでき、ミスの防止にもつながります。

仕事の効率がよくなれば、プラスアルファの仕事をすることもできますよね。

「この内容を付け加えた方が保護者さんへ分かりやすくなる」など、求められている質以上の仕事をこなせるようになりますよ。

また、すき間時間ができた時には、別の仕事をこなすことも可能です。

自分の仕事だけではなく、同僚が困っている時は助けることもできるでしょう。

勤務時間内により多くの仕事を効率よくこなし、なおかつ質のよい仕事ができれば、保育園からの評価もアップします。

仕事を前倒しで終わらせると、自分だけではなく会社にもメリットがあるのです。

子どもに向き合う時間を確保することができる

仕事を前倒しで終わらせると、子どもに向き合う時間をより確保することができ、保育の質を向上させることに繋がります。

その他にも、自分自身のレベルアップにつながる時間の使い方もできます。

 

・今よりもスムーズに仕事をおこなうにはどうしたらいいか考える時間が確保できる

・時間を短縮しても質を下げないで仕事をする方法を考える時間が確保できる

・必要な業務と不要な業務を判断できる

 

物事を考える時間が確保できるということは、自分にとっても相手にとっても不利になることはありません。

同僚・上司はもちろん、保育の質が向上することで保護者や子どもたちにも、大きなメリットとなります。

最後に

いかがでしたでしょうか。

仕事を前倒しで終わらせることで、仕事が効率的に進み、気持ちや時間に余裕が生まれます。

焦っていては、質のよい仕事はできません。

今回ご紹介した「仕事を前倒しで終わらせる3つのポイント」を参考にして、仕事を効率よく進めていきましょう。

ぜひ今日から実践してみてくださいね。